Organiser la vie en entreprise autours des gestes barrières

Le 11 mai, c’est le retour au travail pour beaucoup de Français. Il faut organiser la vie en entreprise en prenant soin de ses collaborateurs : les gestes barrières et le bien-être en entreprise sont d’actualité et le resteront sûrement pendant plusieurs mois. Nos habitudes vont changer pour s’adapter aux nouvelles règles d’hygiènes et de distanciation. Chez Génicado nous avons déjà expliqué comment associer gestes barrières et bien-être en entreprise ; mais cette fois-ci nous vous présentons quelques-unes des astuces que nous mettons en place pour organiser la vie et les espaces de travail et d’échange des collaborateurs en entreprise.

L’aménagement des espaces de réunion :

L’aménagement des espaces en réunion est important pour que les équipes puissent se retrouver. Lors des réunions, les collaborateurs se retrouvent dans une pièce afin de faire le point sur les chiffres, les objectifs mais aussi l’avancée des projets. Avant mars 2020 c’était possible sans soucis et les seules contraintes étaient le nombre de places, la possibilité d’utiliser un vidéo projecteur et une connexion à internet. Aujourd’hui, suite au confinement et aux nouvelles mesures gouvernementales liées à la crise du COVID-19, il faut s’adapter et penser autrement le regroupement des collaborateurs.

Voici quelques astuces by Génicado :

1. On attitre les places aux participants de la réunion : espacez les places à plus d’un mètre de distance, en quinconce. De cette manière vous assurez un rayon d’un mètre sans contact.
2. Installez un distributeur de gel hydroalcoolique sans contact à l’entrée de vos salles de réunion pour que chaque personne se lave les mains.
3. Distribuer des masques à usage unique encore sous blister, ou demandez aux participants de se munir de leur propre masque (celui que vous leur avez offert à leur retour au travail par exemple).
4. Si vous avez à disposition un ordinateur avec clavier, souris ou un paperboard avec feutre dans la salle : assurez-vous que seule une personne s’en serve, ou proposez des gants de protection afin d’éviter toute contamination par contact.
5. Une fois la réunion finie, aérez tout, et passez un coup de lingette sur la table, sur le dossier des sièges et la poignée de porte.

Si la réunion de personnes dans une même pièce n’est pas indispensable ou trop compliquée à cause de places limitées, optez pour la réunion en visio (Teams, Slack ou Zoom…), ou montez des équipes. Par exemple, une partie de la team en visio, une autre partie en réel.

Avec une bonne communication et de la prévention bienveillante, vos équipes prendront vite les bonnes habitudes pour leur bien-être. Mais qu’en est-il de vos visiteurs ? En effet, et c’est sûrement votre cas : que vous soyez une agence, un commerçant, une petite ou une grosse entreprise, vous avez tous les jours des visites de différentes personnes.

Gérer l’accueil des visiteurs

Pour gérer l’accueil des visiteurs, vous disposez sans doute d’un espace d’accueil, peut-être même d’une personne attitrée à ce poste. Il est aussi important de prendre soin d’elle que de prendre soin des personnes qui vont la solliciter tout au long de la journée. Chez Génicado nous avons des solutions simples, qui mêlent à la fois la gestion de l’espace et l’utilisation d’objets gestes barrières (regroupés au sein d’une sélection spéciale).

Optimiser l’espace à l’accueil

Si vous souhaitez appliquer les règles de distance à l’accueil de votre entreprise, nous vous conseillons :

• Le balisage au sol tous les mètres : tout comme les règles de confidentialité vous pouvez baliser le sol avec des stickers ou du scotch pour délimiter des espaces de plus d’un mètre.
• Un couloir dédié pour l’arrivée et le retour : évitez les demi-tours à 180°, pensez à baliser les files d’attentes de manière à ce que les personnes qui partent ne croisent pas directement les personnes qui arrivent.
• De l’affichage et de la PLV : indiquez avec bienveillance, dès la porte d’entrée, les règles qui sont appliquées dans votre établissement.
• Du gel ou de la solution hydroalcoolique en distributeur : mettez à disposition du gel pour que vos visiteurs se lavent les mains dès l’espace d’accueil de votre société.

Protégez le personnel d’accueil

Il est un élément clé dans la vie de l’entreprise : le personnel d’accueil. Il est en contact avec un grand nombre de personnes ce qui augmente ses chances de tomber malade.
Il existe des manières simples et efficace de les protéger :

• La vitre en plexiglas : la vitre plastique transparente fait effet barrière entre le visiteur et le chargé d’accueil. C’est une méthode simple qui diminue les chances de contamination.
• La visière de protection avec casquette : l’avantage de la visière de protection universelle c’est qu’elle protège les yeux et les oreilles des projections contaminantes. Elle doit normalement se porter en complément du masque.
• Fini le stylo à usage collectif : si vous avez besoin de faire signer des documents, des bons d’entrée et de sortie dans l’entreprise, demandez à votre visiteur s’il a son propre stylo. Mieux, offrez-lui un stylo personnalisé à vos couleurs !

N’hésitez pas à vous rapprocher de vos chargés d’accueil pour connaître leurs besoins : vous pourriez vous aussi trouver d’autres astuces !

Et le reste du personnel dans tout ça, comment va-t-il s’organiser dans la vie quotidienne de l’entreprise ?

Entretenir le bien-être des collaborateurs dans l’entreprise

La vie quotidienne des équipes est rythmée par différents moments où chacun se croise, discute etc. :

• La pause café en salle de pause
• La pause déjeuner dans la cuisine
• La pause entre collègues au coin du bureau
• Sans oublier « la pause » aux toilettes

Il est important de limiter les contacts dans ces endroits stratégiques au travail. Découvrez nos idées pour faire que chacun de ces instants restent conviviaux et safe, pour le bien-être de chacun.

Garder la salle de pause café conviviale

La pause café est un rituel indispensable pour bon nombre de salariés : elle permet de prendre un instant de détente pour soit, mais surtout, elle permet les échanges entre collègues sur différents sujets, qu’ils soient professionnels ou personnels. Il est donc important de conserver le côté positif de la pause café : pour réduire les risques de contamination, il s’agit alors d‘optimiser les espaces et de prendre quelques habitudes simples.

Chez Génicado nous avons pensé à quelques astuces :

• Disposez du gel hydro alcoolique à proximité de la machine à café, si possible dans un contenant à poussoir, qu’on peut activer avec le coude.
• Offrez à vos collaborateur une tasse personnalisée nominative avec quelques touillettes réutilisables également personnalisées. Cela parait peut-être bête, mais tout comme une brosse à dent, s’il n’y a que vous qui vous en servez, il n’y aura pas de risque d’échange de microbes 🙂 !
• Si vous utilisez une machine à café à capsules, nous avons trouvé pour vous un porte-capsules vertical qui évite de mettre la main dans un tiroir ou un bocal avec des germes.
• Invitez vos collaborateurs à la discussion, mais en prévoyant un espace assez grand pour accueillir avec une table, des chaises ou des coussins éloignés les uns les autres de plus d’un mètre.
• N’oubliez pas la propreté des locaux : quelques lingettes jetables et une poubelle (à ouverture à pied ou automatique) feront l’affaire pour un environnement sain, sans bactéries.

Éviter les contacts avec les germes aux toilettes

L’un des endroits le plus fréquenté dans une entreprise ce sont les toilettes. On connaît les mesures d’hygiène apprises depuis l’enfance, mais aujourd’hui il faut renforcer les règles. Si depuis toujours on nous dit de bien nous laver les mains avant et après être allé aux toilettes, il faut maintenant faire également attention aux poignées de portes et au savon mis à disposition.

• Connaissez-vous les ouvres porte sans contact ? C’est tout bête, c’est un objet en plastique qui vient se clipper sur une poignée de porte et permet une ouverture avec le bras. Ingénieux, vous pouvez en disposer aux toilettes ainsi que sur toute les portes de vos locaux.
• Avez-vous pensé à offrir un savon à vos collaborateurs ? Un savon de Marseille peut faire l’affaire, plus besoin de se laver les mains avec le même savon que les autres.

Ce ne sont bien sûr des idées que vous pouvez compléter à loisir !

Comment organiser la pause déjeuner de mes collaborateurs ?

Les gestes barrières et les règles de distances pendant la pause déjeuner sont très difficiles à mettre en place. Toutes les entreprises ne sont pas situées dans un secteur disposant de commerces ou de services de restauration.
Est-ce que votre entreprise possède une salle de déjeuner assez grande pour accueillir tout le monde en respectant 1 mètre de distance et ainsi limiter les contacts ?

• Nous avons quelques solutions :
• Proposez des plannings pour la pause.
• Balisez les espaces avec des stickers sur les tables et les chaises.
• Proposez à vos équipes de manger dans leur bureau, ou au soleil en extérieur sur des tables de pique-nique.
• Offrez l’équipement nécessaire à une pause déjeuner au bureau. Par exemple une boite bento avec couverts nominatifs, une serviette, un plat en verre, une bouteille d’eau en verre et un sac isotherme.

Bien équipés vos collaborateurs pourront déjeuner où bon leur semble, dans la bonne humeur.

Optimiser l’espace de travail et les outils dans son bureau

Tout comme pendant le confinement, il serait bon de limiter les déplacements, même dans les locaux. Bien sûr on ne vous demandera pas d’attestation 🙂 ! Par contre un peu de vigilance et de bon sens seront de mise. Pour faire en sorte que la communication et l’ambiance reste inchangée, vous pouvez optimiser les espaces de travail et notamment les bureaux de vos collaborateurs.
Mettez-leur tout ce qu’il leur faut à disposition, que ce soit des outils de travail tout comme les objets indispensables sur le bureau.
Vous pouvez ainsi proposer des astuces simples pour éviter les contacts avec les affaires des collègues :

• Évitez les portes manteaux en commun : proposez plutôt que chacun mette son manteau sur le dossier de sa chaise de bureau.
• Vous pouvez aménager les emplacements des bureaux à plus d’un mètre les uns des autres, et en quinconce, et les séparer par des parois de protection en plastique transparent.
• Équipez les équipes avec des objets de bureaux nominatifs et lavables.
• Vous pouvez aussi en profiter pour rappeler les gestes barrières, avec bienveillance, en utilisant des objets de bureau : flyers, sous-mains, pots à crayons, stylos personnalisés…
• Préoccupez-vous aussi de la déco avec des jolies plantes dépolluantes et des accessoires qui améliorent aussi le bien-être en entreprise.

En conclusion :

Nous ne sommes pas des experts en sociologie, ou en hygiène et sécurité, mais comme tout le monde nous devons mettre en place des solutions pour organiser la vie en entreprise en lien avec les gestes barrières. Notre expertise en objets publicitaires nous aide dans ce sens, mais ce qui nous aide le plus c’est l’empathie, la connaissance des besoins de nos amis et collègues. Pour qu’ils se sentent toujours à l’aise et heureux au travail !